Renforcer le travail des secrétariats en tant que partie vitale de la mission de l'Église était au centre d'une formation de quatre jours qui a réuni des secrétaires exécutifs de toute la Division Interaméricaine (IAD) à son siège à Miami, Floride, États-Unis, du 2 au 5 août.

Grâce à des présentations, des ateliers et des discussions en petits groupes, les secrétaires exécutifs des unions ont abordé la gouvernance, les politiques, la gestion des membres, les registres, la planification stratégique, les procédures parlementaires et d'autres responsabilités, tout en partageant des approches pratiques qu'ils peuvent appliquer à travers leurs territoires.

Gerson Santos, secrétaire adjoint de la Conférence Générale (GC), a déclaré que l'Inter-Amérique est la première division mondiale à commencer la formation sous la nouvelle Académie du Secrétariat de la CG.

“C'est un événement historique”, a déclaré Santos, expliquant que le programme global avait été lancé seulement quelques jours auparavant. “L'Inter-Amérique commence la première formation de l'Académie.”

Renforcer les compétences pour la mission

Selom Sessou, secrétaire adjoint de la CG et coordinateur de l'Académie du Secrétariat de la CG, a déclaré que l'initiative répond au besoin de préparation spécialisée parmi les secrétaires exécutifs, dont beaucoup accèdent au poste après des années dans le ministère pastoral ou évangélique.

“Nous avons constaté qu'il y a un écart”, a déclaré Sessou. L'Académie du Secrétariat est conçue pour développer les “connaissances et compétences pour accomplir la tâche avec confiance et précision”, tout en renforçant l'efficacité, l'organisation, la gestion du temps et la résolution de problèmes.

Pendant les quatre jours de l'Académie, les participants ont reçu une formation sur le rôle du secrétaire exécutif, la politique de travail, les procédures parlementaires, la planification stratégique, les appels et leurs processus, les rapports des unions, l'évaluation du secrétariat, l'interprétation des données statistiques, la gestion des registres, la création d'églises, le Service Volontaire Adventiste, VividFaith, et les logiciels et ressources pour le travail de secrétariat aux niveaux local et d'église locale.

Le vaste programme de base de l'Académie comprend sept modules et 34 leçons couvrant les fondements spirituels du secrétariat, la gouvernance et la gestion des comités, l'intégrité des politiques et de la constitution, la gestion des membres et la formation de disciples, les registres et archives, et la mission du secrétariat.

Sessou a déclaré que l'Académie du Secrétariat vise à offrir un environnement d'apprentissage continu où les dirigeants peuvent continuer à développer les compétences nécessaires à mesure que les exigences administratives et ministérielles évoluent.

Un agent de mission

La responsabilité spirituelle du leadership du secrétariat a également été soulignée tout au long du rassemblement.

Lors d'un message de dévotion, Santos a rappelé aux participants que les dirigeants de l'église doivent rester engagés envers la croissance continue. “Le leadership de l'église de Dieu n'est pas une destination ; c'est un voyage de croissance continue”, a-t-il dit, soulignant que préserver l'unité, l'intégrité et la mission de l'église nécessite à la fois un développement professionnel et une vie enracinée dans le Christ.

Pierre Caporal, secrétaire de l'IAD, a renforcé cette perspective dans sa dévotion du 5 août, “Plus Qu'un Scribe”.

S'inspirant de la relation biblique entre Jérémie et Baruch, Caporal a décrit comment les compétences professionnelles de Baruch ont été déterminantes pour préserver et communiquer le message que Dieu avait confié à Jérémie. Il a défié les secrétaires exécutifs à voir une connexion similaire entre leurs responsabilités et leur appel.

“On peut voir en vous un simple scribe, ou un simple secrétaire exécutif, mais Dieu voit en vous un agent de mission”, a déclaré Caporal.

“Consacrons toutes nos compétences, notre professionnalisme, notre influence à la mission de Dieu”, a-t-il ajouté.

Caporal a également souligné la responsabilité partagée des administrateurs de l'église. “Le président n'a pas une mission différente de celle reçue par le secrétaire et vice-versa”, a-t-il dit. “Le secrétaire exécutif reçoit la même mission.”

Emporter la stratégie à travers l'Inter-Amérique

L'Académie du Secrétariat fournit un moyen de traduire cet accent sur la mission en pratiques de secrétariat renforcées à travers le territoire, a déclaré Álvaro Niño, sous-secrétaire de l'IAD.

“Le Secrétariat de la Conférence Générale a présenté son plan stratégique, et ce que nous faisons, c'est de le suivre,” a déclaré Niño. L'IAD transpose la stratégie à ses unions afin qu'elles puissent, à leur tour, la porter aux champs locaux, avec un accent sur les dirigeants ancrés dans les Écritures, centrés sur la mission et équipés pour remplir leurs responsabilités efficacement.

Niño a déclaré que les organisateurs ont intentionnellement dépassé le format traditionnel des conférences. Les participants ont travaillé en petits groupes jumelant des secrétaires expérimentés avec ceux plus récents dans le poste, leur permettant de discuter de situations réelles, poser des questions et partager des solutions.

“Nous voulions que les secrétaires exécutifs eux-mêmes participent au processus”, a déclaré Niño. “Nous ne voulions pas que ce soit uniquement un cours ; nous voulions des ateliers.”

L'approche est particulièrement pertinente alors que les transitions de leadership amènent de nouveaux secrétaires exécutifs en fonction. Dans une union seulement, a déclaré Niño, neuf des 11 secrétaires exécutifs locaux ont récemment changé, soulignant le besoin d'une orientation structurée et de développement professionnel.

“L'une des raisons de l'Académie du Secrétariat est d'avoir un programme de formation continue”, a déclaré Niño.

Pour soutenir cet effort, l'IAD prévoit d'accueillir régulièrement des sessions de suivi, idéalement mensuelles, et espère tenir des académies annuelles de secrétariat en personne. Les secrétaires exécutifs des unions sont également censés étendre la formation aux champs locaux et, en fin de compte, aux secrétaires d'église locaux, où une grande partie des informations sur les membres de la dénomination prend naissance.

Voir les personnes, pas les chiffres

Pour Niño, une information précise doit finalement conduire à un meilleur soin des membres. Derrière les statistiques d'église, “il y a un visage, il y a une histoire, il y a une personne”, a-t-il dit. Les données d'adhésion peuvent aider les dirigeants à renforcer le soin pastoral, à améliorer la rétention, à reconnecter avec ceux qui sont partis, et à former les membres actifs pour le service.

Daniel Polanco, secrétaire de l'Union Dominicaine, a offert un exemple à travers le processus de révision de l'adhésion rédemptrice de l'union.

“Nous avons vu dans l'Union Dominicaine un passage d'un bureau technique, un bureau administratif axé sur le nettoyage des listes, à rayer des noms, à voir des personnes plutôt que des chiffres”, a déclaré Polanco. Il a décrit le secrétariat comme “une agence de mission” qui peut favoriser le soin, la restauration et la reconnexion.

À travers le Groupe Spécial de Révision (GER), les congrégations identifient les membres qui peuvent être inactifs, difficiles à localiser ou ayant besoin d'une attention pastorale et organisent des efforts pour se reconnecter avec eux.

“Le GER n'est pas un tribunal qui juge”, a déclaré Polanco. “C'est une équipe qui se soucie.”

Alors que les secrétaires exécutifs retournent à leurs unions, le travail commencé à l'Académie devrait se poursuivre à travers les champs et les congrégations locaux, soutenu par une formation régulière et un suivi. Pour Niño, des pratiques de secrétariat renforcées devraient en fin de compte se traduire par de meilleures informations, un soin des membres plus intentionnel, et un plus grand soutien à la mission de l'église.

“L'intentionnalité est ce qui fait la différence,” a déclaré Niño.

L'article original a été publié sur le site d'actualités de la Division Interaméricaine.