Adrenaline, la prière garder la planification des sessions GC va

Clemmer sur la sélection d'un site de rencontre, de gérer un événement de 6 M $

Silver Spring, Maryland, United States | Megan Brauner/ANN

En trois mois, Sheri Clemmer, planificateur de réunions adjoint de l'église adventiste du septième jour du monde, va travailler jusqu'à 19 heures d'affilée, en répondant à des appels sur deux téléphones cellulaires et d'une radio et potentiellement marcher plusieurs miles du centre de convention vaut étage d'une journée.

Clemmer dit l'adrénaline et beaucoup de prières garder ses cours pendant les 11 jours de session de la Conférence générale, l'assemblée générale de l'Église adventiste mondiale. Organisée tous les cinq ans, la réunion est une entreprise colossale, avec plus de 70.000 personnes présentes sur certains week-ends.

La session 2010, prévu pour Juin 23 Juillet to 3 en Atlanta, en Géorgie, sera deuxième réunion Clemmer en tant que planificateur associé. Son intérêt pour l'événement a commencé 10 ans plus tôt, alors qu'elle assistait pour la première fois en tant qu'exposant lors des réunions de Toronto.

«Un soir je suis sorti de l'immeuble et j'étais juste entouré par la foule», dit Clemmer. «Je ne pouvais rien voir, mais les gens. Certaines personnes deviennent claustrophobes dans ces situations, mais pour moi c'était tout simplement génial. Tous ces gens étaient mes frères et sœurs."

Lorsque Clemmer a offert le poste de réunion associent urbaniste en 2003, elle a accepté avec enthousiasme.

«Je pensais,« Ce serait génial, alors je serais vraiment capable d'aller tout le temps! "

Clemmer enthousiasme au sujet de son travail est visible, en dépit de l'énormité de l'entreprise. Le comité de planification session a 23 sous-comités, dont plusieurs avec leurs propres sous-sous-comités. Il prend également plus de 300 personnel technique pour effectuer des tâches comme la communication des nouvelles session, en tenant des réunions et des minutes à la dotation du hall d'exposition, Clemmer dit.

L'événement lui-même coûte 6 millions de dollars, mais l'église mondiale trésorier Bob Lemon estime le coût total est le double qu'une fois les frais de déplacement, d'hôtel et des délégués sont pris po Plus de 2000 délégués de 13 l'église régions du monde sont choisis de voter sur des éléments de politique adressée au une session, qui doivent tous être logés et nourris pendant près de deux semaines.

Trouvez un endroit adéquat est le premier grand défi, dit Clemmer. Une ville doit avoir un stade couvert avec un centre des congrès adjacent ou à proximité, ainsi que les hôtels avec 6.000 chambres accessibles à pied.

Si une ville de répondre à ces exigences, les équipes sportives elles-mêmes peuvent être un obstacle. Si le dôme est un terrain de baseball, les équipes disent souvent qu'ils ne peuvent pas avoir de suite des jeux pour 19 nuits d'affilée, Clemmer dit. En plus des 11 jours de rencontres, huit jours sont prévus pour l'installation et le démontage.

"Nous sommes presque limité aux stades de football maintenant", dit-elle.

Une fois que les villes sont rétrécies vers le bas, le planificateur session envoie un «formulaire de demande de proposition» d'emplacements potentiels. Clemmer précise que l'objectif est d'avoir trois villes candidates, mais cela ne se passe pas toujours - seulement deux villes candidates pour la session 2015.

Chaque ville offre des concessions pour attirer les affaires de l'Église adventiste. À San Antonio, l'emplacement de la session 2015, le dôme et centre de congrès sont une promenade de huit minutes d'intervalle. Clemmer dit qu'elle a demandé que la couverture d'un auvent sur le trottoir qui relie les deux endroits, avec des stations d'eau en plusieurs points entre les bâtiments. La ville respecté.

Après l'emplacement est choisi à l'un des deux de l'église des réunions d'affaires annuel, le planificateur session commence signer des contrats avec les sites et les hôtels à proximité. Une fois la paperasse terminée, le planificateur d'embauche d'un décorateur, organise pour la livraison sur le lieu et ayants salles de conférence et de bureaux et d'espace exposant.

«Ce que vous faire est d'obtenir les plans d'étage de l'immeuble et vous devez commencer à brancher qui va où», dit Clemmer. «Cela prend beaucoup de temps - c'est un puzzle géant que vous mettez ensemble, vous avez pour vous assurer ... les gens qui ont besoin d'être près de chacun sont près de l'autre, et vous devez le faire dans les confins de l'immeuble.."

En fin de compte, tous les morceaux se mettent en place - juste à temps pour démarrer le processus à nouveau. Clemmer dit planificateurs session de vous présenter un site pour voter neuf ans à l'avance.

"Cela signifie que je fait de commencer à travailler sur les options de localisation de l'examen dix ans d'avance», dit Clemmer. "Les deux derniers trimestres de cette année je vais me concentrer sur les options pour 2020."

Clemmer met le cycle sans fin de la préparation en perspective en disant session GC est beaucoup plus grand que n'importe quel individu ou comité.

«C'est la rencontre de Dieu", a t-elle.

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